De la Excel sau condică la aplicație de pontaj, într-o singură zi

De ce să renunți la Excel

Excelul e bun pentru calcule, dar slab ca sistem de pontaj. Orele se trec adesea la final de zi sau de săptămână, de un șef de echipă, din memorie. Nu ai dovada că omul a fost acolo, iar formulele se strică atunci când cineva mută o coloană.

• Timp: cineva adună orele, verifică și corectează în fiecare lună.
• Greșeli: o celulă copiată greșit ajunge direct în salariu.
• Pontaj fals: orele scrise de mână nu pot fi verificate. Vezi cum oprești pontajul fals.
• Mai multe locații: fiecare șantier sau magazin trimite alt fișier, în alt format.
• Control ITM: art. 119 din Codul muncii cere evidența zilnică cu ora de început și de sfârșit. Un fișier completat retroactiv e greu de apărat.

Ce pregătești înainte (30 de minute)

• Lista angajaților din Excel sau din REGES-Online: nume, telefon sau e-mail, locația principală, norma (8 h, 4 h, ture).
• Lista locațiilor: sediu, magazine, șantiere, clienți, cu adresa exactă.
• Programul de lucru și regulile de pauză din regulamentul intern.
• Cine aprobă: managerul sau șeful de echipă pentru fiecare locație.
• Ultima lună de pontaj în Excel, ca să ai cu ce compara.

Migrarea în 6 pași, într-o zi

1. Creează contul (5 minute). Fără card. Perioada de probă de 7 zile acoperă până la 10 angajați, suficient ca să testezi cu un șef de echipă și doi colegi înainte să adaugi pe toată lumea.
2. Adaugă locațiile (15 minute). Pentru fiecare: adresa sau punctul GPS și raza zonei de pontaj. La început pune o rază mai largă, o strângi după prima săptămână.
3. Adaugă angajații (15–30 de minute). Nume, telefon sau e-mail, locația și programul. Numește șefii de echipă: ei folosesc aplicația de șef de echipă și văd doar oamenii lor.
4. Tipărește codurile QR (10 minute). Un cod pe locație, lipit la intrare, la înălțimea ochilor. Unde ai o tabletă sau un ecran, folosește codul QR rotativ, care se schimbă la câteva secunde.
5. Activează telefoanele (o ședință de 15 minute). Fiecare angajat primește linkul de activare, îl deschide și adaugă aplicația pe ecranul principal. Nu e nevoie de Google Play sau App Store. Pentru cei fără smartphone, pune o tabletă la intrare cu PIN sau ecuson tipărit.
6. Primul pontaj, împreună. Toată lumea scanează codul QR o dată, de față cu tine. Vezi pe loc în dashboard cine a pontat și cine a rămas.

Încearcă gratuit 7 zile

Săptămâna în paralel: Excel și aplicația

Prima săptămână, păstrează și sistemul vechi. Nu e nevoie de mai mult, dar nici de mai puțin: așa vezi diferențele înainte să conteze pentru salarii.

• Zilnic: verifică lista de pontaje lipsă și coada de pontaje marcate (în afara zonei GPS, ore ciudate).
• La 3 zile: ajustează raza GPS unde pontajele cad constant puțin în afara zonei.
• La final de săptămână: compară orele din aplicație cu cele din Excel. Diferențele mari îți arată fie greșeli vechi în Excel, fie oameni care încă uită să ponteze.

Nu te speria dacă aplicația arată mai puține ore decât condica. E un rezultat frecvent după migrare: în condică se trecea programul „de pe hârtie”, în aplicație apare ora reală de sosire și plecare.

Prima lună: export pentru salarizare

1. Corectezi ce lipsește. Fiecare corectură se salvează cu motivul și cine a făcut-o.
2. Închizi luna. Angajații își confirmă orele din telefon, iar confirmarea apare în raport.
3. Exporți în Excel, CSV sau PDF. Raportul are ora de intrare și ieșire pe fiecare zi, pauzele, orele suplimentare, orele de noapte și de weekend și totalurile pe angajat.
4. Trimiți contabilului fișierul Excel sau CSV, în locul condicilor scanate.

Raportul PDF îl păstrezi pentru control: conține exact datele pe care le cere art. 119. Pentru structura unei foi de pontaj, vezi foaia de pontaj.

Greșeli frecvente la trecerea de pe Excel

• Lansare fără explicație. Dacă angajații află de aplicație dintr-un mesaj pe grup, vor crede că sunt urmăriți. Explică întâi, pornește apoi.
• Raza GPS prea mică din prima zi. În clădiri și lângă blocuri înalte, GPS-ul e mai puțin precis. Pornește larg, strânge după o săptămână.
• Fără plan pentru cei fără smartphone. Pregătește tableta la intrare înainte de prima zi.
• Renunți la Excel prea devreme. O săptămână în paralel te scapă de surprize la salarii.
• Nimeni nu verifică pontajele marcate. Stabilește cine verifică coada și în cât timp.
• Copiezi toate regulile vechi. Ce făceai manual (rotunjiri, pauze adăugate „din oficiu”) setezi acum explicit în program sau renunți la ele.

Ce le spui angajaților

O ședință scurtă și o informare scrisă sunt suficiente. Mesajul poate fi acesta:

De luni pontăm din telefon, cu codul QR de la intrare. Aplicația citește locația doar în momentul pontajului, nu în rest. Nu instalăm nimic din magazin și nu folosim amprente. Fiecare își vede orele în telefon și le confirmă la final de lună. Cine nu are smartphone pontează la tableta de la intrare.

• Ce date se colectează: ora, locația la pontaj, opțional un selfie (șters automat după 30 de zile).
• Ce nu se colectează: nu se urmărește locația în timpul zilei, nu se stochează amprente sau șabloane faciale.
• Ce câștigă ei: își văd orele și orele suplimentare în telefon, fără discuții la salariu.

Informarea scrisă e cerută de GDPR. QRtimetrack include un model de informare pentru angajați și un șablon de evaluare de impact (DPIA). Datele sunt găzduite în UE, la Frankfurt.

Cât costă după perioada de probă

1,99 € pe angajat activ pe lună, minimum 5 angajați facturați, plus TVA. Plata e lunară, cu cardul, fără contract pe termen lung. Detalii pe pagina de ofertă și în prezentarea aplicației de pontaj. Dacă încă nu știi ce sistem ți se potrivește, vezi comparația sistemelor de pontaj.

Creează cont gratuit

Întrebări frecvente