Excel'den PDKS uygulamasına bir günde geçiş: adımlar, hatalar ve çalışanlara mesaj
Excel veya kâğıt puantajdan bir uygulamaya geçiş bir gün sürer: sabah çalışan listesini ve lokasyonları hazırlarsınız, öğlen QR kodları asıp davetleri gönderirsiniz, öğleden sonra ekibe kısa bir bilgilendirme yaparsınız; ertesi sabah ilk girişler panelde görünür. İlk ay Excel'i paralel tutup sonuçları karşılaştırmak, geçişi risksiz hale getirir.
Güncellendi:
Başlamadan önce: 30 dakikalık hazırlık
Mevcut Excel dosyanız aslında iyi bir başlangıç noktasıdır. Şu bilgileri tek bir listede toplayın:
- Çalışanlar: ad soyad, telefon numarası veya e-posta, çalıştığı lokasyon, tercih ettiği dil.
- Lokasyonlar: adres, girişin yeri, GPS kontrolü isteyip istemediğiniz.
- Çalışma programları: vardiya saatleri, mola süresi, hafta tatili.
- Ekip liderleri: kim hangi ekibin girişlerini görecek ve onaylayacak.
- Telefonu olmayanlar: girişte tablet, PIN veya basılı kart kullanacak çalışanlar.
Geçmiş ayların verilerini uygulamaya taşımaya çalışmayın. Eski Excel dosyalarını arşivde saklayın ve yeni sistemi temiz bir başlangıçla, tercihen yeni bir haftanın veya ayın başında açın.
Bir günde geçiş: adım adım
- Hesap açın (7 gün ücretsiz, 10 çalışana kadar, kart gerekmez) ve şirket bilgilerini girin.
- Lokasyonları ekleyin; gerekiyorsa GPS yarıçapını belirleyin. Çok dar bir alan yanlış alarm üretir; binanın tamamını ve otoparkı kapsayan bir yarıçapla başlayın.
- QR kodları yazdırıp asın veya kalabalık girişlerde tablette her 15 saniyede değişen kodu açın.
- Çalışma programlarını tanımlayın: vardiyalar, molalar, fazla mesai kuralları.
- Çalışanları ekleyin ve davet edin. Her biri telefonuna bir aktivasyon bağlantısı alır, uygulamayı ana ekrana ekler; mağazadan indirme gerekmez.
- Ekip liderlerini atayın: şube müdürü veya şantiye şefi ekip lideri uygulamasında yalnızca kendi ekibini görür.
- Tableti kurun (gerekiyorsa): kiosk modunda PIN, basılı kart veya kişisel kodla giriş.
- Ertesi sabah “henüz gelmedi” listesini kontrol edin ve onay kuyruğundaki ilk şüpheli girişlere bakın.
İlk ay: Excel ile paralel çalışma
İlk bordro döneminde Excel'i yedek olarak tutun. Ay sonunda uygulamanın raporunu (Excel, CSV veya PDF) eski yöntemle karşılaştırın. Farklar genellikle şunlardan kaynaklanır: yuvarlanmış saatler, unutulan molalar, kaydedilmemiş fazla mesai. Bu karşılaştırma, yeni sisteme olan güveni artırır ve mali müşavirinizin raporu tanımasını sağlar.
Fazla mesai kurallarını doğru kurmak için: fazla mesai hesaplama. Paralel dönem için şablon: puantaj cetveli.
Sık yapılan 7 hata
- Geçişi maaş gününe denk getirmek. Yeni sistemi ayın veya haftanın başında açın.
- Çalışanlara açıklama yapmamak. “Bizi izliyorlar” söylentisi, uygulamadan daha hızlı yayılır.
- GPS alanını çok dar tutmak. İlk haftada çok sayıda yanlış alarm, sistemin ciddiye alınmamasına yol açar.
- Onay kuyruğunu kimseye vermemek. Şüpheli girişleri kim, ne zaman kontrol edecek, baştan belirleyin.
- Telefonu olmayanları unutmak. Girişte tablet veya PIN seçeneğini ilk günden hazır tutun.
- Kuralları Excel'deki gibi yuvarlamak. Uygulama dakikası dakikasına kaydeder; yuvarlama kuralı istiyorsanız bunu yazılı ve tutarlı hale getirin.
- Biyometriyi varsayılan olarak açmak. Mesai takibi için gerekli değildir; KVKK açısından önce danışmanınızla değerlendirin.
Çalışanlara ne söylemelisiniz?
Kısa, açık ve dürüst bir bilgilendirme yeterlidir. Mutlaka değinin:
- Neden: Saatlerin doğru ve şeffaf tutulması, fazla mesainin eksiksiz ödenmesi.
- Ne kaydedilir: Giriş ve çıkış saati, giriş anındaki konum (yalnızca o an), isteğe bağlı fotoğraf (30 gün sonra silinir).
- Ne kaydedilmez: Gün boyu konum, telefondaki diğer veriler. Face ID/parmak izi kullanılıyorsa doğrulama telefonda kalır, biyometrik veri işverene gitmez.
- Nasıl: Bağlantıyı açın, ana ekrana ekleyin, girişte QR'ı okutun. İnternet yoksa da çalışır.
- Unutursanız: Düzeltme talebi gönderin; yönetici gerekçeyle onaylar.
- Dil: Uygulama Türkçe dahil 23 dilde; yabancı uyruklu çalışanlar kendi dillerini seçebilir.
Pazartesiden itibaren giriş-çıkışlarımızı telefondan, girişteki QR kodu okutarak yapacağız. Böylece saatleriniz ve fazla mesainiz otomatik ve doğru hesaplanacak. Konum yalnızca okuttuğunuz anda kontrol edilir; gün boyu takip yapılmaz. Her ay sonunda saatlerinizi telefonunuzdan görüp onaylayabileceksiniz. Sorularınız için bana yazabilirsiniz.
Örnek bilgilendirme mesajı
Mesajla birlikte KVKK md. 10 kapsamındaki aydınlatma metnini de paylaşın: işlenen veriler, amaç, hukuki sebep ve saklama süresi.
Maliyet
Aktif çalışan başına aylık 1,99 €, en az 5 çalışan (aylık 9,95 €, vergiler hariç). Kurulum ücreti ve donanım zorunluluğu yoktur. Girişte tablet isterseniz özel teklife bakın; tablet paketinin Türkiye için uygunluğunu bize sorun. Hangi yöntemin size uyduğundan emin değilseniz: PDKS sistemleri karşılaştırma.
Sık sorulan sorular
Geçiş gerçekten bir günde olur mu?
Kurulum ve davetler birkaç saat sürer. Çalışanların hepsinin bağlantıyı açması ve ilk girişi yapması genellikle bir iki gün içinde tamamlanır. İlk ay Excel'i paralel tutmanızı öneririz.
Excel'deki geçmiş verileri aktarmam gerekir mi?
Hayır. Geçmiş dönemlerin kayıtlarını mevcut dosyalarınızda saklayın. Yeni sistemi yeni bir dönemin başında açmak en temiz yoldur.
Çalışanların onayı gerekiyor mu?
Kanunda genel bir onay şartı yoktur; ancak çalışanları önceden bilgilendirmek ve KVKK aydınlatma metnini vermek gerekir. Toplu iş sözleşmesi varsa ilgili hükümleri kontrol edin.
Mali müşavirim raporları kullanabilir mi?
Evet. Raporlar Excel, CSV veya PDF olarak dışa aktarılır; günlük saatler, molalar, fazla mesai ve gece çalışması ayrı sütunlarda yer alır.
Bazı çalışanlar telefonlarını kullanmak istemezse?
Girişte bir tablet kurun; PIN, basılı kart veya kişisel kodla giriş yaparlar. Tüm girişler aynı raporda toplanır.