Da Excel all'app di rilevazione presenze in un giorno
Passare dal foglio presenze o da Excel a un'app si fa in un giorno: carichi i dipendenti, crei le sedi, stampi i QR code e attivi i telefoni. Poi tieni per una settimana i due sistemi in parallelo, confronti le ore e alla chiusura del mese mandi l'export al consulente del lavoro. Ecco i passi, gli errori da evitare e cosa dire ai dipendenti.
Aggiornato:
Prima di iniziare: cosa preparare
- L'elenco dei dipendenti con nome, sede e orario (va bene quello del tuo Excel), con telefono o email.
- Le sedi di lavoro: uffici, negozi, cantieri, con indirizzo.
- Le regole che oggi applichi a mano: pause, tolleranze sui ritardi, straordinari.
- Il formato che usa il tuo consulente del lavoro per le presenze del mese.
I 6 passi per passare all'app
- Carica i dipendenti: per un piccolo team bastano pochi minuti: nome, telefono o email, sede e orario, copiati dal tuo Excel. Ognuno riceve un link personale di attivazione.
- Crea le sedi: per ognuna imposti indirizzo, orari e, se serve, l'area GPS in cui la timbratura è valida.
- Stampa i QR code: un codice per sede, ad altezza d'occhio vicino all'ingresso del personale. Per la reception puoi mostrare il QR dinamico su un tablet.
- Attiva i telefoni: il dipendente apre il link, aggiunge l'app alla schermata Home (Android o iPhone, senza store) e fa una timbratura di prova. Chi non ha lo smartphone usa il tablet all'ingresso con PIN o badge stampato.
- Tieni una settimana in parallelo: per 5–7 giorni lascia anche il foglio o l'Excel. A fine settimana confronta le ore e correggi regole e orari dove non coincidono.
- Chiudi il mese ed esporta: i dipendenti confermano le ore dal telefono, tu chiudi il periodo ed esporti Excel, CSV o PDF per il consulente.
Ordine consigliato: prima il responsabile e due o tre dipendenti per un giorno di prova, poi tutto il team. Gli intoppi emergono subito, con poche persone.
Errori comuni da evitare
- Spegnere Excel il primo giorno: senza settimana in parallelo non puoi verificare che le ore tornino.
- Regole non configurate: se pause e tolleranze restano nella testa del responsabile, il calcolo automatico sembrerà sbagliato.
- QR in un punto scomodo: troppo in alto, al buio o dietro una porta. I dipendenti lo salteranno.
- Attivare tutti i controlli subito: selfie, GPS stretto e controlli a sorpresa insieme generano diffidenza. Parti con QR e GPS, aggiungi il resto se serve. In Italia i controlli di presenza a sorpresa partono disattivati.
- Non dire niente ai dipendenti: l'informativa non è un dettaglio, è un obbligo.
Cosa dire ai dipendenti (e al sindacato)
Un'app che registra solo entrata e uscita è uno strumento di registrazione delle presenze ai sensi dell'art. 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori: non serve l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato. Il comma 3 richiede però un'informativa adeguata sulle modalità d'uso e sui controlli, oltre al rispetto del GDPR. Se usi funzioni che permettono un controllo più ampio, valuta con il consulente del lavoro se rientrano nel comma 1. Dove c'è una RSU, presentare il nuovo sistema prima dell'avvio evita tensioni.
- Cosa cambia: si timbra dal telefono inquadrando il QR della sede, oppure dal tablet all'ingresso.
- Cosa registriamo: ora di entrata, pausa e uscita; la posizione solo al momento della timbratura, se attiva; il selfie, se previsto, viene cancellato dopo 30 giorni.
- Cosa non registriamo: nessun tracciamento durante il turno, nessun dato biometrico. Face ID o impronta, se attivi, restano sul telefono.
- Cosa ci guadagnano: vedono le proprie ore, gli straordinari confermati e possono controllare il cartellino prima delle paghe.
- A chi rivolgersi: il nome del responsabile per dubbi e correzioni.
L'app è disponibile in 23 lingue: ognuno la usa nella propria. Per gli obblighi su orari e LUL leggi la guida agli obblighi di rilevazione presenze.
Quanto costa e cosa ottieni
QRtimetrack costa 1,99 € per dipendente attivo al mese, minimo 9,95 € al mese, IVA esclusa. Prova gratuita di 7 giorni fino a 10 dipendenti, senza carta di credito. Sono inclusi QR, GPS, selfie, tablet kiosk, coda di revisione delle timbrature sospette, app per i capisquadra e report Excel, CSV e PDF.
Per l'ingresso c'è l'offerta speciale: tablet Samsung Galaxy Tab A9+, 3 mesi gratis e guida di installazione passo passo. Non sai ancora quale sistema scegliere? Leggi il confronto dei sistemi di rilevazione presenze o scarica il cartellino presenze.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per passare da Excel a un'app?
La configurazione si fa in un giorno: dipendenti, sedi, QR code e attivazione dei telefoni. Consigliamo poi una settimana in parallelo con il vecchio foglio per verificare che le ore coincidano, prima di abbandonarlo.
Posso importare i dipendenti dal mio file Excel?
Per un piccolo team inserirli a mano richiede pochi minuti: servono nome, telefono o email, sede e orario. Tieni aperto il tuo Excel e copia i dati. Ognuno riceve poi un link personale per attivare l'app sul proprio telefono.
Devo avvisare il sindacato?
Per uno strumento che registra solo accessi e presenze l'art. 4, comma 2, dello Statuto esclude l'accordo sindacale. Devi però dare un'informativa adeguata ai dipendenti. Se c'è una RSU, presentare il sistema prima dell'avvio è comunque una buona pratica.
Cosa succede ai dipendenti senza smartphone?
Timbrano da un tablet all'ingresso con PIN, badge stampato o codice personale. Le timbrature finiscono nello stesso cartellino di chi usa il telefono.
Il consulente del lavoro può usare l'export?
Sì. A fine mese esporti le ore in Excel, CSV o PDF, con ore ordinarie, straordinari, pause e assenze, pronte per l'elaborazione delle buste paga.