Passer d'Excel à une application de pointage en une journée
Remplacer la feuille de temps papier ou Excel par une application se fait en une journée : vous ajoutez les salariés, créez les sites, imprimez les QR codes et activez les téléphones. Gardez ensuite les deux systèmes une semaine en parallèle, comparez les heures et envoyez l'export au gestionnaire de paie. Étapes, erreurs à éviter et information des salariés et du CSE.
Mis à jour:
Avant de commencer : ce qu'il faut préparer
- La liste des salariés avec nom, téléphone ou e-mail, site et horaires (celle de votre Excel suffit).
- Les sites de travail : bureaux, magasins, chantiers, avec leur adresse.
- Les règles que vous appliquez aujourd'hui à la main : pauses, tolérance de retard, heures supplémentaires.
- Le format attendu par votre cabinet comptable ou votre gestionnaire de paie.
Les 6 étapes
- Ajoutez les salariés : pour une petite équipe, quelques minutes suffisent en copiant les données de votre Excel. Chacun reçoit un lien personnel d'activation.
- Créez les sites : adresse, horaires et, si besoin, la zone GPS dans laquelle le pointage est valable.
- Imprimez les QR codes : un code par site, à hauteur des yeux près de l'entrée du personnel. À l'accueil, vous pouvez afficher le QR dynamique sur une tablette.
- Activez les téléphones : le salarié ouvre le lien, ajoute l'application à l'écran d'accueil (Android ou iPhone, sans store) et fait un pointage d'essai. Ceux qui n'ont pas de smartphone utilisent la tablette à l'entrée avec PIN ou badge imprimé.
- Faites tourner les deux systèmes une semaine : gardez la feuille ou l'Excel 5 à 7 jours. En fin de semaine, comparez les heures et ajustez règles et horaires là où elles diffèrent.
- Clôturez le mois et exportez : les salariés confirment leurs heures sur le téléphone, vous clôturez la période et exportez en Excel, CSV ou PDF pour la paie.
Ordre conseillé : d'abord le responsable et deux ou trois salariés pendant une journée d'essai, puis toute l'équipe. Les petits réglages apparaissent tout de suite, avec peu de monde.
Les erreurs à éviter
- Abandonner Excel le premier jour : sans semaine en parallèle, impossible de vérifier que les heures concordent.
- Ne pas paramétrer les règles : si pauses et tolérances restent dans la tête du responsable, le calcul automatique semblera faux.
- Un QR code mal placé : trop haut, dans le noir ou derrière une porte. Les salariés l'oublieront.
- Activer tous les contrôles d'un coup : selfie, zone GPS étroite et contrôles surprises ensemble créent de la méfiance. Commencez par QR et GPS, ajoutez le reste si nécessaire.
- Ne rien dire aux salariés ni au CSE : l'information préalable est une obligation, pas une formalité.
Que dire aux salariés et au CSE
Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (art. L. 1222-4 du Code du travail). La CNIL rappelle aussi que les représentants du personnel doivent être informés ou consultés avant l'installation d'un dispositif de contrôle des horaires ; dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur les moyens de contrôle de l'activité des salariés (art. L. 2312-38). Une note de service ou une réunion d'équipe suffit souvent pour les salariés ; prévoyez le point à l'ordre du jour du CSE avant le lancement.
- Ce qui change : on pointe avec son téléphone en scannant le QR code du site, ou sur la tablette à l'entrée.
- Ce qui est enregistré : heures d'arrivée, de pause et de départ ; la position au moment du pointage seulement, si elle est activée ; le selfie, s'il est prévu, est supprimé après 30 jours.
- Ce qui n'est pas enregistré : aucun suivi pendant la journée, aucune donnée biométrique. Face ID ou l'empreinte, si activés, restent sur le téléphone.
- Ce qu'ils y gagnent : ils voient leurs heures, leurs heures supplémentaires confirmées et vérifient leur relevé avant la paie.
- À qui s'adresser : le nom du responsable pour les questions et corrections, et les modalités d'exercice de leurs droits RGPD.
L'application existe en 23 langues : chacun l'utilise dans la sienne. Pour les règles de décompte, voir l'obligation de décompte du temps de travail.
Prix et contenu
QRtimetrack coûte 1,99 € HT par salarié actif et par mois, minimum 9,95 € par mois. Essai gratuit de 7 jours jusqu'à 10 salariés, sans carte bancaire. Inclus : QR code, GPS, selfie, mode borne sur tablette, file de contrôle des pointages suspects, application pour les chefs d'équipe et rapports Excel, CSV et PDF.
Pour l'entrée, l'offre spéciale : tablette Samsung Galaxy Tab A9+, 3 mois offerts et guide d'installation pas à pas. Vous hésitez encore ? Lisez le comparatif des systèmes de pointage ou téléchargez notre modèle de feuille de temps.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour passer d'Excel à une application ?
Le paramétrage se fait en une journée : salariés, sites, QR codes et activation des téléphones. Nous conseillons ensuite une semaine en parallèle avec l'ancienne feuille pour vérifier que les heures concordent.
Puis-je importer mes salariés depuis Excel ?
Pour une petite équipe, les ajouter à la main prend quelques minutes : nom, téléphone ou e-mail, site et horaires. Gardez votre Excel ouvert et copiez les informations. Chacun reçoit ensuite un lien personnel pour activer l'application.
Faut-il consulter le CSE ?
La CNIL rappelle que les représentants du personnel doivent être informés ou consultés avant l'installation d'un dispositif de contrôle des horaires. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, l'article L. 2312-38 du Code du travail prévoit l'information et la consultation du CSE.
Et les salariés sans smartphone ?
Ils pointent sur une tablette à l'entrée avec un code PIN, un badge imprimé ou un code personnel. Leurs pointages arrivent dans la même feuille de temps que ceux des autres.
Mon gestionnaire de paie peut-il utiliser l'export ?
Oui. En fin de mois, vous exportez les heures en Excel, CSV ou PDF, avec heures normales, heures supplémentaires, pauses et absences.