Von Excel zur Zeiterfassung-App an einem Tag
Der Umstieg vom Stundenzettel oder Excel auf eine App gelingt an einem Tag: Mitarbeiter anlegen, Standorte erstellen, QR-Codes drucken, Handys aktivieren. Danach laufen beide Systeme eine Woche parallel, Sie vergleichen die Stunden und schicken zum Monatsende den Export an die Lohnbuchhaltung. Hier die Schritte, typische Fehler und was Sie Mitarbeitern und Betriebsrat sagen.
Aktualisiert:
Vorbereitung: Was Sie brauchen
- Die Mitarbeiterliste mit Name, Handynummer oder E-Mail, Standort und Arbeitszeit (Ihre Excel-Liste reicht).
- Die Arbeitsorte: Büros, Filialen, Baustellen, mit Adresse.
- Die Regeln, die Sie heute von Hand anwenden: Pausen, Toleranz bei Verspätung, Überstunden.
- Das Format, das Ihr Steuerbüro oder Ihre Lohnbuchhaltung erwartet.
Die 6 Schritte
- Mitarbeiter anlegen: bei einem kleinen Team dauert das wenige Minuten, die Daten kopieren Sie aus Ihrer Excel-Liste. Jeder erhält einen persönlichen Aktivierungslink.
- Standorte erstellen: Adresse, Arbeitszeiten und bei Bedarf der GPS-Bereich, in dem das Stempeln gilt.
- QR-Codes drucken: ein Code pro Standort, auf Augenhöhe am Mitarbeitereingang. Am Empfang kann ein Tablet den wechselnden QR-Code zeigen.
- Handys aktivieren: der Mitarbeiter öffnet den Link, legt die App auf den Startbildschirm (Android oder iPhone, ohne App Store) und stempelt einmal zur Probe. Wer kein Smartphone hat, nutzt das Tablet am Eingang mit PIN oder gedrucktem Ausweis.
- Eine Woche parallel laufen lassen: behalten Sie Zettel oder Excel 5 bis 7 Tage bei. Am Ende der Woche vergleichen Sie die Stunden und passen Regeln und Zeiten an, wo sie abweichen.
- Monat abschließen und exportieren: die Mitarbeiter bestätigen ihre Stunden am Handy, Sie schließen den Zeitraum ab und exportieren Excel, CSV oder PDF für die Lohnabrechnung.
Empfohlene Reihenfolge: zuerst der Vorgesetzte und zwei, drei Mitarbeiter für einen Testtag, dann das ganze Team. Kleine Stolpersteine zeigen sich sofort, mit wenigen Leuten.
Typische Fehler
- Excel am ersten Tag abschalten: ohne Parallelwoche können Sie nicht prüfen, ob die Stunden stimmen.
- Regeln nicht hinterlegen: wenn Pausen und Toleranzen nur im Kopf des Vorgesetzten existieren, wirkt die automatische Berechnung falsch.
- QR-Code am falschen Platz: zu hoch, im Dunkeln oder hinter einer Tür. Er wird übersehen.
- Alle Kontrollen auf einmal: Selfie, enger GPS-Bereich und Stichproben zusammen erzeugen Misstrauen. Starten Sie mit QR und GPS, ergänzen Sie bei Bedarf.
- Betriebsrat übergehen: wo ein Betriebsrat besteht, gehört die Einführung vorher abgestimmt, nicht nachträglich.
Was Sie Mitarbeitern und Betriebsrat sagen
Eine elektronische Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Einführung und Anwendung mit. Dass Arbeitszeit erfasst wird, ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 Pflicht; wie sie erfasst wird, regeln Sie am besten in einer Betriebsvereinbarung (Kontrollen, Zugriffsrechte, Speicherfristen). Unabhängig davon müssen alle Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO informiert werden.
- Was sich ändert: gestempelt wird mit dem Handy am QR-Code des Standorts oder am Tablet am Eingang.
- Was gespeichert wird: Beginn, Pause und Ende; der Standort nur im Moment des Stempelns, falls aktiviert; ein Selfie, falls vorgesehen, wird nach 30 Tagen gelöscht.
- Was nicht gespeichert wird: keine Ortung während der Arbeit, keine biometrischen Daten. Face ID oder Fingerabdruck bleiben, falls aktiviert, auf dem Handy.
- Was die Mitarbeiter davon haben: sie sehen ihre Stunden und bestätigten Überstunden und prüfen den Stundenzettel vor der Abrechnung.
- Ansprechpartner: wer bei Fragen und Korrekturen hilft, und wie die Betroffenenrechte ausgeübt werden.
Die App gibt es in 23 Sprachen: jeder nutzt sie in seiner. Zu den gesetzlichen Pflichten siehe Zeiterfassungspflicht.
Preis und Leistungsumfang
QRtimetrack kostet 1,99 € pro aktivem Mitarbeiter im Monat, mindestens 9,95 € im Monat, zzgl. MwSt. Kostenlos testen 7 Tage, bis 10 Mitarbeiter, ohne Kreditkarte. Inklusive: QR-Code, GPS, Selfie, Terminal-Modus am Tablet, Prüfliste für auffällige Buchungen, App für Teamleiter und Berichte als Excel, CSV und PDF.
Für den Eingang: das Sonderangebot mit Samsung Galaxy Tab A9+, 3 Monaten gratis und Schritt-für-Schritt-Anleitung. Noch unentschlossen? Lesen Sie Zeiterfassungssysteme im Vergleich oder nutzen Sie die Stundenzettel-Vorlage.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Umstieg von Excel auf eine App?
Die Einrichtung schaffen Sie an einem Tag: Mitarbeiter, Standorte, QR-Codes und Aktivierung der Handys. Danach empfehlen wir eine Woche Parallelbetrieb mit dem alten Zettel, um die Stunden abzugleichen.
Kann ich Mitarbeiter aus Excel importieren?
Bei einem kleinen Team ist das Anlegen von Hand in wenigen Minuten erledigt: Name, Handynummer oder E-Mail, Standort und Arbeitszeit. Halten Sie Ihre Excel-Liste offen und kopieren Sie die Angaben. Jeder bekommt dann einen persönlichen Aktivierungslink.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, ja: nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Am besten halten Sie die Regeln in einer Betriebsvereinbarung fest.
Was ist mit Mitarbeitern ohne Smartphone?
Sie stempeln am Tablet am Eingang mit PIN, gedrucktem Ausweis oder persönlichem Code. Ihre Buchungen landen im selben Stundenzettel wie alle anderen.
Kann die Lohnbuchhaltung den Export nutzen?
Ja. Zum Monatsende exportieren Sie die Stunden als Excel, CSV oder PDF, mit regulären Stunden, Überstunden, Pausen und Abwesenheiten.