Marcatempo o app? Badge, impronta, tablet e QR code a confronto
Un marcatempo a parete con badge sembra la soluzione più semplice per un'unica sede. Su tre anni, con più sedi o cantieri e con i limiti del Garante privacy sulla biometria, il conto cambia. Confrontiamo marcatempo con badge, rilevatore biometrico, tablet all'ingresso e timbratura con QR code dallo smartphone.
Aggiornato:
In breve: cosa scegliere
| La tua situazione | Soluzione consigliata |
|---|---|
| Una sola sede, tutti entrano dalla stessa porta | Tablet all'ingresso o QR code. Un marcatempo con badge va bene se accetti il rischio di badge prestati. |
| Più negozi o punti vendita | QR code sullo smartphone: un codice per sede, tutto in un account. |
| Cantieri e squadre esterne | QR code + area GPS sul telefono, con funzionamento offline. |
| Dipendenti senza smartphone | Tablet kiosk con PIN o badge stampato. |
| Vuoi una verifica biometrica | Face ID o impronta sul telefono del dipendente, non un lettore biometrico aziendale. |
Il costo vero di un marcatempo su 3 anni
Il prezzo del dispositivo è solo una parte. Per un confronto onesto considera tre anni: acquisto, installazione, software, sedi aggiuntive e il tempo speso a trasformare le timbrature in un foglio per il consulente. Esempio per 15 dipendenti:
| Soluzione | Cosa paghi | 1 sede, 3 anni | 3 sedi, 3 anni |
|---|---|---|---|
| Marcatempo con badge | Lettore, badge, installazione, spesso software a parte | Dipende dal modello | Un lettore per sede |
| Rilevatore biometrico | Lettore, software, adempimenti privacy | Dipende dal modello | Un lettore per sede |
| Tablet + QRtimetrack | Tablet + abbonamento 29,85 €/mese | Tablet + 1.074,60 € | Un tablet dove serve + 1.074,60 € |
| QRtimetrack solo smartphone | Abbonamento 29,85 €/mese | 1.074,60 € | 1.074,60 € |
Il dato onesto: per una sola sede un marcatempo economico può costare meno sulla carta. La differenza la fanno i costi che non compaiono in fattura:
- Elaborazione mensile: molti marcatempo esportano solo un elenco di timbrature. Qualcuno deve calcolare pause, straordinari e assenze prima di mandarle al consulente.
- Ogni nuova sede richiede un altro lettore, l'installazione e una presa di corrente.
- Badge persi o dimenticati, da sostituire e da correggere a mano.
- Guasti: un lettore fermo significa timbrature mancanti e correzioni manuali.
Marcatempo biometrico: il problema del Garante
Un rilevatore presenze con impronta digitale o riconoscimento facciale tratta dati biometrici, categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR. Nel rapporto di lavoro servono una norma che lo consenta e garanzie adeguate (art. 9, par. 2, lett. b, GDPR e art. 2-septies del Codice privacy). Secondo il Garante, per la rilevazione delle presenze questa norma oggi non c'è, e il consenso del dipendente non è una base valida.
Il 22 febbraio 2024 il Garante ha sanzionato cinque società che usavano il riconoscimento facciale per le presenze; nel 2025 ha sanzionato un istituto scolastico che usava le impronte digitali, nonostante il consenso del personale. In entrambi i casi ha ricordato che esistono alternative meno invasive, come il badge.
Se vuoi una verifica biometrica senza questi rischi, usa Face ID o l'impronta sul telefono del dipendente: il confronto avviene sul dispositivo tramite passkey e QRtimetrack riceve solo la conferma, senza alcun dato biometrico. Più dettagli nella guida alla timbratura digitale.
Badge prestati: come evitarli senza biometria
Con il foglio firme si firma per il collega, con il marcatempo gli si presta il badge. Un'app ben progettata ottiene lo stesso risultato del biometrico senza raccogliere dati sensibili:
- un telefono per dipendente: per timbrare al posto di un altro serve il suo telefono sbloccato; un telefono nuovo va approvato dal responsabile;
- QR code dinamico su schermo che cambia ogni 15 secondi: la foto inviata su WhatsApp è già scaduta;
- codice personale sul tablet che cambia ogni 30 secondi;
- area GPS attorno alla sede, rilevata solo al momento della timbratura;
- selfie facoltativo, cancellato dopo 30 giorni;
- semaforo di rischio sulle timbrature anomale, che approvi o rifiuti tu.
Più sedi e cantieri
Il marcatempo è nato per la fabbrica con un solo cancello. In cantiere i problemi sono concreti: all'inizio non c'è corrente stabile, il dispositivo va protetto da polvere e pioggia, a fine lavori va smontato e spostato. Con tre cantieri hai tre lettori e tre export da unire.
Con un'app ogni sede ha un QR code stampato e un'area GPS: lo appendi al cartello di cantiere o all'ingresso e hai finito. La timbratura funziona anche senza campo e viene inviata quando torna il segnale. Vedi la pagina sulla rilevazione presenze in cantiere e quella sulla timbratura con QR code.
Il tablet all'ingresso: il marcatempo senza hardware dedicato
Se vuoi un punto fisso come un marcatempo, ma senza un dispositivo proprietario, metti un tablet in modalità kiosk all'ingresso. È la scelta giusta per fabbriche, cucine, magazzini o squadre in cui non tutti hanno lo smartphone.
- Fissi un tablet Android o un iPad vicino all'ingresso e apri il kiosk dal tuo account.
- Chi ha lo smartphone mostra il codice personale, che cambia ogni 30 secondi, oppure inquadra il QR code mostrato dal tablet.
- Chi non ha il telefono digita il PIN o mostra il badge stampato.
- La timbratura compare subito nella dashboard, con le stesse regole di orario, ritardi e pause.
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Domande frequenti
Quanto costa un marcatempo?
Dipende molto dal modello: i lettori di badge più semplici costano poco, quelli con software e connessione in rete molto di più, a cui si aggiungono installazione e badge. Considera anche il costo per ogni sede aggiuntiva e il tempo per elaborare le timbrature a fine mese.
Il marcatempo con impronta digitale è legale?
È fortemente sconsigliato. L'impronta è un dato biometrico e secondo il Garante privacy manca oggi una norma che ne autorizzi l'uso per le presenze; il consenso del dipendente non basta. Il Garante ha sanzionato più aziende ed enti. Meglio badge, tablet o app che non raccolgono dati biometrici.
Un tablet può sostituire il marcatempo?
Sì. Un tablet in modalità kiosk all'ingresso fa da marcatempo: il dipendente digita un PIN, mostra un badge stampato o un codice personale dal telefono. Le ore finiscono direttamente nell'app, con ritardi, pause e straordinari già calcolati.
Serve l'accordo sindacale per installare un marcatempo?
No, se registra solo accessi e presenze: l'art. 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori esclude questi strumenti dall'accordo. Va però data ai dipendenti un'informativa adeguata su come funziona e quali dati raccoglie.
Cosa faccio con il marcatempo che ho già?
Puoi passare gradualmente: attivi l'app in parallelo in una sede, confronti le ore per un mese e poi decidi. Se il vecchio dispositivo usa impronte, chiedi al tuo referente privacy come cancellare i modelli biometrici quando smetti di usarlo.
La timbratura dal telefono funziona senza internet?
Sì. Con QRtimetrack la timbratura viene salvata sul telefono con l'ora reale e inviata appena torna il segnale. Il server controlla anche che l'orologio del telefono non sia stato modificato.