Control horario en hostelería: turnos, tiempo parcial y horas extra sin hojas de papel

Por qué el registro de jornada es difícil en hostelería

Un restaurante casi nunca tiene un horario de 9 a 17. Tiene turnos que se solapan, jornadas partidas, gente a tiempo parcial, extras de fin de semana y noches que acaban cuando se va el último cliente. La hoja de la cocina no da abasto:

• Turnos que cambian a última hora. La hoja refleja el cuadrante previsto, no lo trabajado.
• Tiempo parcial que trabaja a jornada completa. El camarero con contrato de 4 horas que en realidad hace 9 es el problema más caro en una inspección.
• Cierres tardíos. Las horas a partir de las 22:00 son trabajo nocturno y pueden tener retribución específica por convenio, pero nadie las apunta aparte.
• Compañeros que se apuntan entre sí. «Ficha por mí, llego en diez minutos».
• Varios locales. El cocinero echa una mano en el segundo local y sus horas se pierden entre dos hojas.
• Mucha rotación. Gente nueva cada mes que tiene que fichar desde el primer día.

Para los contratos a tiempo parcial, el art. 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar el resumen con la nómina. Si no hay registro, se presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario. En hostelería este suele ser el riesgo principal, más que la falta de una hoja.

Cómo ficha el personal

El trabajador no instala nada desde una tienda de aplicaciones: recibe un enlace, añade la app a la pantalla de inicio y ficha desde su primer turno. La app está en 23 idiomas, útil con personal de otros países. Más en fichaje con QR y en la comparativa de tablet frente a reloj de fichar.

Turnos, retrasos y quién falta

• Configuras el horario por local o por trabajador: mañana, tarde, turno partido.
• La lista de quién no ha llegado todavía se actualiza en tiempo real: sabes antes de abrir que falta un cocinero.
• Los retrasos y las salidas anticipadas se calculan solos.
• La pausa se ficha, así ves las horas trabajadas de verdad y no solo la presencia. Recuerda: en jornadas de más de seis horas seguidas hay derecho a una pausa de al menos 15 minutos (art. 34.4 ET).
• El jefe de sala o el encargado del local ve solo a su gente desde la app de jefe de equipo y aprueba los fichajes desde el móvil.
• Los avisos («mañana hay evento privado desde las 18») van por el chat interno, con confirmación de lectura.

Horas extra confirmadas, no redondeadas

Las noches rara vez acaban a la hora prevista. Si activas la confirmación de horas extra, quien se queda más tiempo confirma con el código QR y una foto que sigue en el local; si no lo confirma, la app registra la salida a la hora prevista. Así no pagas horas «de móvil», pero tampoco se pierden las horas trabajadas de verdad.

• Las horas por encima del horario aparecen aparte, para pagarlas o compensarlas con descanso según tu convenio. Si se pagan, nunca por debajo del valor de la hora ordinaria; máximo 80 al año (art. 35 ET). Lo explicamos en cómo calcular las horas extra.
• Los contratos a tiempo parcial no pueden hacer horas extra salvo fuerza mayor (art. 12.4.c ET). Lo que existe son las horas complementarias, que deben pactarse por escrito y tienen límites (art. 12.5 ET). La app te avisa en cuanto alguien supera las horas de su contrato.
• Las horas entre las 22:00 y las 06:00 se ven aparte. Las reglas del trabajo nocturno están en plus de nocturnidad.

Fines de semana, festivos y descansos

La hostelería trabaja justo cuando los demás descansan. La ley lo permite, pero con reglas que debes poder demostrar:

• Descanso semanal: mínimo de día y medio ininterrumpido, acumulable por periodos de hasta 14 días (art. 37.1 ET). Tu convenio puede concretarlo.
• Descanso entre jornadas: al menos 12 horas entre el final de una y el inicio de la siguiente (art. 34.3 ET). Un cierre seguido de una apertura lo incumple con facilidad.
• Festivos trabajados: si no se puede disfrutar el festivo y no se da descanso compensatorio, las horas de ese día se pagan incrementadas al menos un 75 % (art. 47 del RD 2001/1983). El convenio puede mejorarlo.
• Domingos: la ley no fija un plus general; muchos convenios de hostelería sí lo hacen.

En la app, las horas de fin de semana y festivos aparecen separadas en el informe y la gestoría las usa directamente.

Varios locales u hotel con departamentos

• Cada local, cocina central o departamento (recepción, pisos, restaurante) es un centro con su propio código QR.
• Un trabajador puede fichar en varios centros y las horas se ven por centro.
• Si tienes varias sociedades (por ejemplo, una para el restaurante y otra para el catering), las gestionas desde la misma cuenta.
• Las vacaciones se piden desde la app y se aprueban con un clic; quien está de vacaciones no puede fichar.

Ante la Inspección y para la nómina

El art. 34.9 ET exige un registro diario con hora de inicio y fin, conservado cuatro años y accesible desde el centro de trabajo. Si llega la Inspección al local, el responsable puede generar desde la app un enlace de solo lectura para el inspector, con los fichajes y correcciones de los últimos 3 meses, sin cuenta y que caduca solo. Todo sobre la obligación en la guía del registro de jornada.

1. Revisas los fichajes en amarillo o rojo y los apruebas o rechazas.
2. Cierras el mes; después nadie puede cambiar las horas.
3. El personal confirma sus horas desde el móvil o las discute.
4. Exportas en Excel, CSV o PDF, con horas ordinarias, extra, complementarias, nocturnas y de fin de semana, y lo envías a la gestoría. El resumen mensual de tiempo parcial queda listo para entregar con la nómina.

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