Pontaj pentru firma de curățenie: dovada că echipa a fost la client, cu ore pe fiecare locație
Într-o firmă de curățenie, angajații pontează la sosirea la client scanând codul QR lipit în spațiul clientului, iar aplicația verifică și locația GPS din acel moment. Vezi în timp real cine e la ce client, câte ore s-au lucrat pe fiecare contract și ai dovada prezenței dacă un client reclamă că echipa nu a venit.
Actualizat:
Problemele pontajului în curățenie și facility
- Echipe împrăștiate. Oamenii lucrează la zeci de clienți, adesea dimineața devreme sau seara târziu, fără un șef lângă ei.
- „Echipa n-a venit.” Clientul reclamă, iar tu nu ai nimic în afară de cuvântul angajatului.
- Ore pe client. Contractele se facturează pe ore sau pe intervenție, dar orele reale stau pe foi completate la final de săptămână.
- Drumul între clienți. Nu știi cât din ziua de lucru e deplasare și cât e lucru efectiv.
- Fluctuație mare. Oameni noi des, uneori fără să vorbească bine română.
- Clădiri fără semnal. Subsoluri, parcări, hale.
Cum pontează echipele la client
| Metodă | Cum funcționează | Când o folosești |
|---|---|---|
| Cod QR la client | Un cod tipărit, lipit în camera tehnică sau în oficiul clientului; angajatul îl scanează din aplicație la sosire și la plecare | Contracte recurente (birouri, scări de bloc, magazine) |
| Zonă GPS | Pontajul se acceptă doar în raza setată în jurul adresei clientului | Intervenții ocazionale, unde nu poți lipi un cod |
| Selfie (opțional) | O poză la pontaj, păstrată 30 de zile și apoi ștearsă automat | Când vrei confirmare vizuală pentru un client exigent |
| Face ID / amprentă pe telefon | Verificarea se face pe telefonul angajatului, prin passkey; noi primim doar confirmarea | Ca să nu pontează un coleg pentru altul |
GPS-ul se citește doar în momentul pontării, nu toată ziua. Angajatul nu este urmărit între clienți, ceea ce contează și pentru GDPR. Mai multe în pagina despre pontajul GPS.
Pentru salariații mobili, art. 119 alin. (2) din Codul muncii permite ca evidența orelor să se țină după reguli stabilite cu salariatul prin acord scris. Scrie în acord sau în regulamentul intern că evidența se ține prin aplicația de pontaj, la fiecare locație de lucru.
Ore pe fiecare client, pentru facturare și oferte
Fiecare client sau clădire este o locație în aplicație, cu propriul cod QR și propria zonă GPS. Orele se adună pe locație, deci știi exact:
- câte ore a lucrat echipa la fiecare client în luna respectivă;
- dacă un contract „de 20 de ore pe lună” consumă de fapt 32;
- ce să ceri la reînnoirea contractului sau la o ofertă nouă;
- ce să trimiți clientului ca dovadă de prezență, cu ora de sosire și de plecare.
Exportul în Excel, CSV sau PDF îl filtrezi pe client. Pe planul Standard ai și API și webhook-uri (Zapier, Make, n8n), dacă vrei să trimiți orele direct în programul de facturare.
Fără semnal în subsol? Pontajul merge offline
Pontajul de pe telefon se salvează local, cu ora reală și locația, și se trimite automat când revine semnalul. În raport apare ora pontajului, nu ora trimiterii, iar schimbarea ceasului din telefon este semnalată.
Coordonatorii văd echipele lor
- Coordonatorul de zonă folosește aplicația de șef de echipă: vede cine a ajuns la fiecare client și cine încă nu.
- Pontajele din afara zonei (de exemplu „am fost trimis la alt client”) vin cu motiv și le aprobi sau le respingi.
- Sarcinile („curățenie generală la etajul 3”) se pot trimite din aplicație, iar mesajele prin chatul intern.
- Concediile se cer și se aprobă din aplicație; în concediu angajatul nu poate ponta.
- Dacă grupul are mai multe firme (curățenie, pază, facility), le gestionezi din același cont.
Ture de dimineață, de noapte și ore suplimentare
Curățenia în birouri se face de multe ori înainte de 06:00 sau după 22:00. Orele din acest interval sunt muncă de noapte (art. 125 din Codul muncii) și pot da drept la program redus sau spor de 25% (vezi ghidul despre sporul de noapte). În aplicație, orele de noapte, de weekend și cele suplimentare apar separat.
Dacă activezi confirmarea orelor suplimentare, cine rămâne peste program confirmă cu codul QR și o poză că este încă la client; altfel este pontat automat la plecare. Pentru calculul sporurilor folosește calculatorul de ore suplimentare.
Prețuri
1,99 € pe angajat activ pe lună, minimum 5 angajați facturați (9,95 €/lună), fără TVA. Numărul de clienți și locații nu contează. Începi cu 7 zile gratuite, fără card, pentru maximum 10 angajați. Dacă vrei și o tabletă la sediu pentru cei care pornesc de acolo, vezi oferta cu tabletă.
Întrebări frecvente
Cum dovedesc unui client că echipa a fost la el?
Fiecare pontaj are ora serverului, locația GPS din momentul pontării și, dacă folosești codul QR al clientului, dovada că angajatul a fost fizic lângă cod. Opțional poți cere și un selfie. Exporți apoi orele pe acel client în PDF.
Este legal să folosesc GPS-ul pentru angajații de la curățenie?
Locația se citește doar la pontare, nu continuu, iar angajații trebuie informați în scris ce date se prelucrează și de ce. Legea nr. 190/2018 (art. 5) cere informare prealabilă și metode cât mai puțin intruzive pentru monitorizarea electronică. În aplicație găsești modelul de informare și un model de evaluare de impact (DPIA).
Cum țin evidența orelor pentru angajații care se mută între clienți?
Art. 119 alin. (2) din Codul muncii permite, pentru salariații mobili, ca evidența să se țină după reguli stabilite în scris cu salariatul. Practic, fiecare angajat pontează la sosirea și plecarea de la fiecare client, iar aplicația adună orele pe zi și pe locație.
Se plătește timpul de deplasare între clienți?
Depinde de cum e organizată munca. Când angajatul merge de la un client la altul în timpul programului, la cererea angajatorului, deplasarea face de regulă parte din timpul de muncă. Verifică contractul și regulamentul intern; aplicația îți arată separat timpul petrecut la clienți și pauzele dintre ei.
Pot pune codul QR în spațiul clientului?
Da, cu acordul clientului. E un cod tipărit, fără electronice, care se lipește într-un loc discret (camera tehnică, oficiu). Dacă nu se poate, folosești doar zona GPS a adresei.
Cât costă pentru o firmă de curățenie cu 30 de angajați?
30 × 1,99 € = 59,70 € pe lună, plus TVA, indiferent de numărul de clienți. Plătești doar angajații activi în luna respectivă.