Dijital mesai kaydı ve mevzuat: elektronik puantaj geçerli mi, KVKK neyi şart koşuyor?

30 Ekim 2026 itibarıyla durum

Elektronik puantaj hukuken geçerli mi?

Evet. İş Kanunu ve Fazla Çalışma Yönetmeliği, çalışma sürelerinin ve fazla çalışmanın belgelenmesini ister ama biçim belirlemez. Hukuk Muhakemeleri Kanunu md. 199, elektronik ortamdaki verileri de belge olarak tanımlar. Bir uyuşmazlıkta mahkeme, elektronik giriş-çıkış kayıtlarını diğer delillerle birlikte değerlendirir.

Elektronik kaydın gücü, ne kadar güvenilir olduğuna bağlıdır. Mahkeme ve bilirkişi şu sorulara bakar:

• Saat, çalışanın telefonundan mı yoksa bağımsız bir sunucudan mı geliyor?
• Kayıt sonradan değiştirildiyse bu görünüyor mu, gerekçesi var mı?
• Çalışan kendi kayıtlarını görebiliyor ve onaylayabiliyor mu?
• Başkası yerine giriş yapmak engelleniyor mu?

Fazla çalışma belgesinin “imzalı nüshası” için ıslak imza veya e-imza gerekip gerekmediği uygulamada tartışmalıdır. Elektronik onayın yanında, aylık özetin çıktısını imzalatmak temkinli bir yoldur. Şirketinizin yaklaşımını hukuk danışmanınızla belirleyin.

KVKK ve biyometrik veri: 2026/921 sayılı İlke Kararı

Parmak izi, yüz geometrisi, iris gibi biyometrik veriler KVKK md. 6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. KVK Kurulu 29 Nisan 2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı'nı 2 Haziran 2026'da Resmî Gazete'de yayımladı. Kararın öne çıkan noktaları:

• İşverenin çalışma süresini takip etme yükümlülüğü vardır, ancak mevzuat bunun için biyometrik sistem kullanılmasını gerektirmez.
• İşveren ile çalışan arasındaki güç dengesizliği nedeniyle açık rıza tek başına yeterli bir hukuki dayanak değildir.
• Kart, PIN, RFID/NFC gibi daha az müdahaleci yöntemler varken yalnızca mesai takibi için biyometrik veri işlemek ölçülü değildir.
• Kurul, bu ilkelere aykırı davranan veri sorumluları hakkında işlem yapabileceğini belirtti.

Kurul Ağustos 2026 sonunda ayrıca bir kamuoyu duyurusu yayımladı. Duyuruya göre biyometrik verinin matematiksel koda (şablona) dönüştürülerek saklanması da onu biyometrik veri olmaktan çıkarmaz; yüksek riskli tesislerdeki güvenlik amaçlı kullanımlar ise ayrıca değerlendirilir.

QRtimetrack'te durum: Mesai takibi QR kod, GPS, PIN ve basılı kartla yapılır. İsteğe bağlı Face ID/parmak izi seçeneği, çalışanın kendi telefonundaki kilit mekanizmasıyla (passkey) çalışır; telefon yalnızca “doğrulandı” bilgisini gönderir, ne işverene ne bize biyometrik veri ulaşır. İlke Kararı bu tür cihaz üzerinde kalan doğrulamayı açıkça ele almaz; bu seçeneği açmadan önce KVKK danışmanınızla değerlendirmenizi öneririz. Seçenek kapalıyken de sistem eksiksiz çalışır.

Konum, fotoğraf ve aydınlatma yükümlülüğü

• Konum: Yalnızca giriş ve çıkış anında, işyerinde olunduğunu doğrulamak için alın. Gün boyu takip, amaçla orantılı olmaz. Ayrıntılar: GPS ile mesai takibi.
• Selfie: İsteğe bağlı tutun ve kısa süre saklayın. QRtimetrack'te fotoğraflar 30 gün sonra otomatik silinir.
• Aydınlatma metni (md. 10): Hangi verinin, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve ne kadar süre işlendiğini çalışanlara yazılı olarak bildirin.
• Veri güvenliği (md. 12): Erişim yetkilerini sınırlayın; ekip lideri yalnızca kendi ekibini görmeli.
• Yurt dışına aktarım (md. 9): Bulut hizmetinin sunucuları yurt dışındaysa aktarım kurallarını veri sorumlusu olarak değerlendirmeniz gerekir. QRtimetrack verileri AB'de (Frankfurt) barındırır.

Şimdi yapmanız gerekenler

1. Mevcut sisteminizi gözden geçirin. Parmak izi veya yüz tanıma cihazı kullanıyorsanız, İlke Kararı ışığında alternatif bir yönteme geçişi planlayın ve toplanmış biyometrik verilerin imhasını değerlendirin.
2. Biçim seçin: Kâğıt yeterli olabilir, ama birden fazla lokasyonda, vardiyada veya sahada elektronik sistem hem daha güvenilir hem daha az iş yükü demektir.
3. Fazla çalışma onaylarını ve belgelerini düzenli hale getirin.
4. Aydınlatma metnini yeni sisteme göre güncelleyin.
5. Saklama sürelerini belirleyin: işyeri kayıtları için 10 yıl.

Kâğıttan geçiş için elektronik PDKS rehberine, yasal temel için İş Kanunu'nda çalışma süresi kaydı sayfasına bakın. Girişte sabit bir nokta isterseniz tabletli özel teklifimize bakın; Türkiye'de sunulup sunulmadığını bize sorun.

7 gün ücretsiz deneyin

Sık sorulan sorular