كيف يعمل QRtimetrack

الخطوات الأولى (المسؤول)، 10 دقائق

1. أنشئ حساب شركتك على qrtimetrack.com ← «جرّبه مجانًا». تجربة لمدة 7 أيام، دون بطاقة، لما يصل إلى 10 موظفين.
2. «الإعدادات»: أدخل بيانات شركتك، وجدول الدوام (يُستخدم لحساب التأخير والغياب)، وقواعد مكافحة التلاعب (السيلفي، والتسجيل دون إشارة، وغيرها).
3. «المواقع ورموز QR» ← «إضافة موقع» (مكتب، موقع عمل، متجر). حدّد نقطة GPS عبر «استخدم موقعي» (إن كنت هناك) أو الصق الإحداثيات من خرائط Google، ثم اختر نصف قطر النطاق: 100–300 م لمواقع العمل والمستودعات، و50–100 م للمكاتب والمتاجر.
4. في الموقع، اضغط «ملصق للطباعة» وألصق رمز QR عند المدخل. أو اعرض على جهاز لوحي أو شاشة رمزًا يتغير كل 15 ثانية، فلن تنفع صورة ذلك الرمز.
5. «الموظفون» ← أضف كل شخص (الاسم، والهاتف، ومواقعه) ← أنشئ رابط التفعيل وأرسله عبر واتساب أو رسالة نصية. الرابط صالح لمدة 30 يومًا.
6. اختياريًا، من «فريقك» ادعُ مديرين (حسابات في لوحة التحكم لا ترى إلا مواقعها) أو مسؤولين آخرين.
7. انتهيت: بمجرد أن يبدأ الموظفون بتسجيل الحضور، تراهم مباشرةً في «اليوم».

إعداد هاتف الموظف

1. يفتح الموظف الرابط (Chrome على Android، وSafari على iPhone) ويضغط «تفعيل». ويبقى الحساب مرتبطًا بهذا الهاتف.
2. يؤكد ببصمة الوجه Face ID أو بصمة الإصبع إن توفرت في الهاتف. يتم التحقق على الهاتف (passkey): لا يصلنا الوجه أو البصمة أبدًا. ودون ذلك تُعلَّم التسجيلات بـ «دون Face ID».
3. يضيف التطبيق إلى الشاشة الرئيسية كما توضح الصفحة (مثل أي تطبيق عادي، دون متجر).
4. يقرأ إشعار البيانات (ما البيانات المستخدمة ولماذا) ويؤكد اطلاعه عليه.
5. يسمح بالموقع والإشعارات. وإلى أن يُفعَّل الاثنان، يعرض التطبيق عند كل فتح أزرار التفعيل والخطوات الدقيقة لهاتفه.

على iPhone لا تعمل الإشعارات إلا بعد إضافة التطبيق إلى الشاشة الرئيسية (Safari ← مشاركة ← «إضافة إلى الشاشة الرئيسية»).

كيف يسجّل الموظفون الحضور

1. عند الوصول: يفتح التطبيق ويمسح رمز QR عند المدخل (أو يضغط «أنا في العمل» داخل نطاق الموقع). وإذا تطلّب الموقع ذلك، يلتقط سيلفي أيضًا.
2. الاستراحة: يبدأ الاستراحة وينهيها من التطبيق.
3. عند المغادرة: يضغط زر الانصراف. ويمكنه تدوين ما عمل عليه.
4. طوال الوردية يبقى على الهاتف إشعار «في الوردية» بوقت البدء والمهام المفتوحة.
5. دون إشارة: يُحفظ التسجيل على الهاتف بالوقت الذي تم فيه ويُرسل تلقائيًا عند عودة الاتصال. ويظهر بعبارة «أُرسل دون اتصال». ويمكنك منع التسجيل دون اتصال من «الإعدادات».
6. الموقع مُعطَّل: يظهر التسجيل في «للمراجعة».
7. ضغط الانصراف بالخطأ: يمكن للموظف التراجع خلال 10 دقائق، ويبقى التراجع في سجل التصحيحات.
8. تسجيل واحد يوميًا افتراضيًا. وللورديات المقسَّمة (مثل 8–12 و17–21)، فعّل لدى الموظف «يمكنه تسجيل عدة ورديات يوميًا»: فيظهر له زر «بدء الوردية التالية».
9. في أيام الإجازة المعتمدة لا يسمح التطبيق بتسجيل الحضور. وإن حضر رغم ذلك، يلغي المسؤول الإجازة لذلك اليوم.

الجهاز اللوحي عند المدخل (PIN، بطاقة، رمز الهاتف)

1. «المواقع ورموز QR» ← «أجهزة المدخل اللوحية» ← افتح الرابط على الجهاز اللوحي واتركه بجانب الباب.
2. من لديه هاتف يعرض تبويب «رمزي» من التطبيق: رمز QR شخصي يتغير كل 30 ثانية.
3. من لا يملك هاتفًا: «الموظفون» ← الاسم ← «بطاقة (دون هاتف)» ← «إنشاء بطاقة» ← «طباعة». البطاقة الجديدة تُلغي القديمة.
4. أو رمز PIN من ملفه («رمز PIN لجهاز المدخل»). على الجهاز اللوحي يختار اسمه ويكتب رمز PIN المكوّن من 6 أرقام.
5. يمكن للجهاز اللوحي التقاط السيلفي عند التسجيل إذا تطلّب الموقع ذلك.
6. قارئ الباركود (USB أو Bluetooth): وصّله بالجهاز اللوحي أو بكمبيوتر المدخل؛ فهو «يكتب» الرمز كلوحة مفاتيح.
7. يحتاج الجهاز اللوحي إلى إنترنت: دون إشارة يعرض رسالة ولا يحفظ التسجيلات لإرسالها لاحقًا. وفي غياب الإشارة يسجّل الموظفون من تطبيق الهاتف.

العمل عن بُعد ومن الكمبيوتر

1. لدى الموظف ← فعّل «يمكنه العمل من المنزل» وأدخل عنوان المنزل.
2. يسجّل حضوره من التطبيق («أعمل من المنزل»)، ويُتحقق من الموقع مقارنةً بذلك العنوان.
3. في المكتب يمكن أيضًا التسجيل من الكمبيوتر، ولا يُقبل إلا من شبكة المكتب.
4. فحوص الحضور (فعّلها من «الإعدادات»): عدة مرات في اليوم يصل الموظفَ إشعار فيؤكد خلال 10 دقائق بصورة سيلفي. وترى النتيجة في يومه.
5. وقت النشاط على الكمبيوتر، فقط إذا فعّلته الشركة وسمح به الموظف: يقيس استخدام الفأرة ولوحة المفاتيح فقط، لا ما يفعله.

قبل تفعيل فحوص الحضور أو الموقع للعمل عن بُعد، اقرأ قائمة التحقق في «GDPR» (تشترط بعض الدول التشاور أولًا مع ممثلي العاملين).

يوم قائد الفريق

1. الإعداد: لدى الموظف ← فعّل «قائد فريق»؛ ولدى كل عضو في الفريق اختر «قائد فريقه».
2. في الصباح يسجّل حضوره بنفسه مثل أي موظف.
3. ثم يفتح تبويب «الفريق» في التطبيق ← «اليوم»: من حاضر، ومن في استراحة، ومن غائب؛ يؤكد وجود شخص ما؛ ويسجّل حضور أو انصراف من لا يملك هاتفًا أو موقعًا.
4. «للمراجعة»: يعتمد التسجيلات المُعلَّمة لأفراد فريقه أو يرفضها.
5. «تسجيل منسي»: يضيف حضورًا أو انصرافًا أو استراحة فائتة مع الوقت والسبب. ويبقى التصحيح في السجل.
6. «الطلبات»: يعتمد طلبات إجازة الفريق أو يرفضها.
7. «الساعات»: ساعات العمل والساعات الإضافية لكل شخص هذا الشهر.
8. «المهام» (الخطة القياسية): يرسل مهمة إلى شخص أو إلى الفريق كله، مع موعد نهائي وصورة اختيارية عند الإنجاز.
9. يرسل إلى الفريق إعلانات أو اجتماعات أو تنبيهات، ويتحدث مع أفراده في «الرسائل». ويصله إشعار عندما يسجّل أحد أفراد الفريق دون موقع.

المراجعة والاعتماد والتصحيحات (لوحة التحكم)

1. «سجلات الحضور» ← «للمراجعة»: التسجيلات المُعلَّمة (دون موقع، خارج النطاق، دون سيلفي، دون Face ID، أُرسلت دون اتصال، ساعة الهاتف غير مضبوطة). اعتمدها أو ارفضها؛ ولا تُحتسب المرفوضة.
2. لكل تسجيل زر «✓ اعتماد». وفي يوم أي شخص يوجد «اعتماد جميع تسجيلات اليوم».
3. التصحيحات: الإضافة أو التعديل أو الحذف لا تتم إلا مع ذكر السبب. ويبقى كل شيء في سجل التصحيحات باسمك، ويُبلَّغ الموظف.
4. هاتف جديد: إذا فعّل موظف هاتفًا آخر، يظهر في «الموظفون» ← «هواتف جديدة بانتظار الاعتماد». اعتمده فقط إذا كنت تعرف أنه هاتفه.
5. عوامل تصفية سريعة: اليوم، أمس، آخر 7 أيام، هذا الشهر، الشهر الماضي. انقر في أي مكان من حقل التاريخ لفتح التقويم.
6. المديرون (حسابات لوحة التحكم) لا يرون ولا يصححون إلا مواقعهم.

الرسائل (المحادثة)

1. «الرسائل» في لوحة التحكم وفي تطبيق الموظف: «رسالة جديدة» لمحادثة فردية أو «مجموعة جديدة».
2. من يتحدث مع من: المسؤولون مع الجميع؛ والمديرون مع العاملين في مواقعهم؛ وقادة الفرق مع فرقهم وقادة الفرق الآخرين والمسؤولين؛ والموظفون مع قائد فريقهم والمسؤولين.
3. يمكن للمسؤولين والمديرين وقادة الفرق إنشاء مجموعات.
4. ترى متى يكتب الطرف الآخر ومتى قرأ الرسالة («تمت المشاهدة»). وتُحجب الألفاظ النابية تلقائيًا.
5. تصل الرسائل الجديدة كإشعارات على الهاتف.

الإعلانات والاجتماعات والتنبيهات والمهام

1. «اليوم» ← «إعلان أو اجتماع أو تنبيه» ← اختر النوع واكتب الرسالة؛ وللاجتماع أضف اليوم والوقت والمكان.
2. أرسلها إلى الجميع أو إلى موقع واحد فقط. يصلهم إشعار على الهاتف وتظهر الرسالة أعلى التطبيق مع زر «فهمت».
3. اعرف كم شخصًا قرأها («شاهدها 7 من 12»)؛ ويتلقى من لم يقرأها تذكيرات.
4. المهام (الخطة القياسية): «المهام» ← «مهمة جديدة» لشخص أو موقع أو للجميع، مرة واحدة أو يوميًا أو أسبوعيًا، مع صورة كدليل إن أردت. ويتلقى المستلمون إشعارًا على الهاتف.

الإجازات

1. يطلب الموظف الإجازة من التطبيق (تبويب «الإجازات»).
2. يعتمدها المسؤول أو المدير أو يرفضها من «الإجازات» في لوحة التحكم، أو يفعل ذلك قائد الفريق من تبويب «الفريق» ← «الطلبات». ويُبلَّغ الموظف.
3. يمكنك أيضًا تسجيل غياب مباشرةً (إجازة مرضية، إجازة سنوية) دون طلب.
4. تظهر الأيام المعتمدة في التقارير، ولا يستطيع الموظف تسجيل الحضور فيها.

التقارير والرواتب وإقفال الشهر

1. «التقارير» ← اختر الشهر (واختياريًا موقعًا أو موظفًا) ← نزّل Excel أو PDF أو CSV للرواتب والمحاسبة والتفتيش: وقت البدء والانتهاء لكل يوم، والاستراحات، والساعات الإضافية، وساعات نهاية الأسبوع، والإجازات.
2. لا تُقفل الشهر إلا بعد انتهائه: تُقفل تسجيلاته ويؤكد الموظفون ساعاتهم في التطبيق.
3. ارتكبت خطأ؟ «إعادة فتح الشهر» في الصفحة نفسها.
4. أثناء التفتيش: «GDPR» ← أنشئ رابطًا للقراءة فقط لمفتش العمل. يرى تسجيلات الحضور والتصحيحات لآخر 3 أشهر، دون حساب ودون تغيير أي شيء؛ وتنتهي صلاحية الرابط تلقائيًا.
5. يحتوي «GDPR» أيضًا على إشعار الموظفين، واتفاقية معالجة البيانات (DPA)، ونموذج تقييم أثر (DPIA) لاستكماله وتوقيعه.

عدة شركات في حساب واحد

1. «شركاتي» ← «إضافة شركة» (للمسؤولين فقط).
2. تنقّل بين الشركات من القائمة في الأعلى. ولكل شركة موظفوها ومواقعها وتقاريرها واشتراكها.
3. لا يرى المديرون والمسؤولون إلا الشركات التي دُعوا إليها.

الاشتراك

1. التجربة: 7 أيام، دون بطاقة، حتى 10 موظفين، دون المهام والتكاملات. ويشمل ذلك جهاز المدخل اللوحي والتنبيهات والإشعارات والرسائل.
2. «الإعدادات» ← «الاشتراك والفواتير» ← فعّل الخطة القياسية ببطاقتك. وتتم معالجة الدفع عبر Stripe.
3. القياسية: €1.99 دون ضريبة القيمة المضافة لكل موظف نشط شهريًا، مع حد أدنى للفوترة يبلغ 5 موظفين (€9.95 شهريًا). ولا يُحتسب الموظفون المعطَّلون.
4. بعد التجربة تتوقف التسجيلات الجديدة حتى تفعّل الخطة القياسية. وتبقى بياناتك وتقاريرك متاحة للعرض والتنزيل.

لوحة «في العمل الآن»

1. «التكاملات» ← «أداة الموقع الإلكتروني» ← فعّل «تمكين» ← حفظ.
2. «فتح بملء الشاشة»: على شاشة أو تلفاز في المكتب (Windows، Mac) أو على هاتف. انقر الشاشة للعرض بملء الشاشة؛ وتتحدّث كل دقيقة.
3. أو انسخ الشيفرة وضع اللوحة على موقع شركتك الإلكتروني.

مشكلات شائعة

1. الموقع محظور على iPhone: الإعدادات ← الخصوصية والأمن ← خدمات الموقع ← مواقع Safari ← «أثناء استخدام التطبيق».
2. الموقع محظور على Android: اضغط مطولًا على أيقونة التطبيق ← معلومات التطبيق ← الأذونات ← الموقع ← السماح (في Chrome: القفل بجانب العنوان ← الأذونات).
3. غيّر الموظف هاتفه: أرسل رابط تفعيل جديدًا واعتمد الهاتف الجديد من «هواتف جديدة بانتظار الاعتماد». ولإزالة الهاتف القديم: «الموظفون» ← الاسم ← فصل الهاتف.
4. لا تظهر التسجيلات: تحقق من نطاق التاريخ في عوامل التصفية أو اضغط «اليوم».
5. لا تصل إشعارات لوحة التحكم: اضغط «تفعيل التنبيهات» في الشريط العلوي.
6. المظهر الفاتح أو الداكن: بدّله من زر المظهر؛ وهو يتبع افتراضيًا إعداد هاتفك أو جهاز الكمبيوتر.